Gelangensbestätigung

Seit dem 01.01.2014 gilt die Gelangensbestätigung als neuer Nachweis für umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen. Die Bundesregierung will durch die neuen Nachweispflichten Steuerhinterziehungen, die beispielsweise durch Karussellgeschäfte entstehen, verhindern.

Gelangensbestätigung – Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Gelangensbestaetigung

Gelangensbestätigung

Neben der Gelangensbestätigung werden auch alternative Belegnachweise anerkannt, um die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen nachzuweisen. Der Frachtbrief, die Spediteursbescheinigung und auch die Tracking & Tracing Protokolle werden als Nachweise in der Regel ebenfalls anerkannt. Im §17a UStDV sind alle Nachweismöglichkeiten aufgeführt.

Wird das Gelangen der Ware in einen anderen EU-Mitgliedsstaat nicht mit einer Gelangensbestätigung oder einem der Alternativnachweise belegt, kann das Finanzamt die Umsatzsteuer, für die eigentlich umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, nachfordern.

Die Gelangensbestätigung muss folgende Angaben enthalten:

  • Namen und Anschrift des Abnehmers
  • Menge des Gegenstandes der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung (bei Fahrzeugen einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer)
  • Angabe von Ort und Monat des Erhalts des Gegenstandes
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines Beauftragten (Unterschrift bei elektronischer Übermittlung nicht notwendig)

Wird die Gelangensbestätigung in elektronischer Form (Email) übermittelt muss erkennbar sein, dass das elektronische Dokument aus dem Bereich des Ausstellers stammt.

Die Gelangensbestätigung kann als Einzelbestätigung oder als Sammelbestätigung (Quartalsweise) eingeholt werden. Die Gelangensbestätigung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen.

Softwarelösung zur Abwicklung der Gelangensbestätigung

Um die neue Verordnung zur Umsatzsteuerbefreiung einzuhalten, setzen viele mittlere und große Unternehmen, mit einem hohen Versandaufkommen ins europäische Ausland, auf eine softwaregestützte Lösung.

Eine Softwarelösung, die sowohl die Erstellung, den Versand als auch die Vereinnahmung der Gelangensbestätigung automatisiert, bietet Rhenania Computer an. Dadurch minimiert sich der Aufwand für die Unternehmen und deren EU-Kunden erheblich.

Abliefernachweis

Softwarelösung zur Einholung von Abliefernachweisen

Als Alternative zur Gelangensbestätigung kann der Nachweis des Wareneingangs im EU-Ausland kann auch anhand der Zustellbelege der KEP-Dienstleister erfolgen. Diese Möglichkeit wird noch nicht von allen Carrier angeboten. Mit der Softwarelösung von Rhenania kann dieser Nachweis zur Umsatzsteuerbefreiung mit der Option „Abliefernachweis“ weiter automatisiert werden. Aus den Zustellbelegen der Frachtführer wird ein Abliefernachweis erstellt und mit den Sendungsdaten (Packstücke, Frachtbriefnummer) aus dem Vorsystem verknüpft.

Die Zustellbelege von DPD, FedEx, UPS, DB Schenker, GLS können mit der Software U12 automatisiert abgeholt werden und als Nachweis zur Umsatzsteuerbefreiung genutzt werden. Bei den KEP-Dienstleistern DHL, Hermes,  TNT, Trans-o-flex und den Speditionen Dachser, Boll, Gebrüder Weiss, Kühne & Nagel ist die Einholung der Abliefernachweise durch die Softwarelösung U12 bereits in Vorbereitung.

Die Anbindung der Software erfolgt über Schnittstellen zum Vorsystem oder über einen CSV-Import. Alternativ zu einer Installation auf der IBM iSeries ist auch eine Einrichtung im Rechenzentrum als Cloudlösung möglich. U12 ist mandantenfähig und kann zudem von beliebig vielen Betriebsstätten genutzt werden.

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